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Introducción al software de contabilidad 


Un paquete de cuentas financieras realiza un seguimiento de las finanzas de una organización, registrando y procesando transacciones dentro de una empresa. En el centro de dichos sistemas suele haber un libro de contabilidad general, una facilidad para manejar cuentas por pagar y por cobrar, un módulo de nóminas y un apartado de informe. Algunos paquetes de contabilidad también ofrecerán funciones específicas para ciertos tipos de organizaciones o empresas. Esta introducción al software de contabilidad explicará sus principales funciones, beneficios y qué soluciones están disponibles en el mercado.

El software de contabilidad es vital para que una empresa entienda completamente su situación, determine el éxito de su desempeño comercial y ejecute un negocio exitoso. Para obtener lo mejor de la compra de sus cuentas, deberá responder algunas preguntas simples. Las respuestas garantizarán que pueda analizar las opciones disponibles y seleccionar la solución que mejor se adapte a sus organizaciones.

¿Cuáles son las principales funciones del software de contabilidad?

 

Contabilidad principal: esta es la contabilidad principal de una organización. Son los registros que documentan las transacciones financieras completas de una empresa. Un libro de contabilidad contiene la información de la cuenta necesaria para preparar los estados financieros, e incluye cuentas de activos, pasivos, patrimonio de los propietarios, ingresos y gastos.

Cuentas por pagar: ingresa las facturas y paga el dinero a los acreedores, como proveedores o gastos generales.

Cuentas por cobrar: ingresa el dinero recibido de los deudores, como clientes o proveedores.

Facturación: maneja facturas a clientes por bienes o servicios.

Stock: registra los niveles de stock actuales de una empresa para garantizar que se mantengan existencias eficientes.

Orden de compra: el software de contabilidad puede crear órdenes de compra, que son documentos comerciales emitidos a los vendedores, que indican los tipos, las cantidades y los precios acordados para los productos o servicios.

Pedido de cliente: también puede crear órdenes de venta, que son documentos de confirmación enviados a los clientes antes de entregar bienes o servicios. El software de contabilidad le permite registrar pedidos de clientes.

Contabilidad: Registra los asuntos financieros de una empresa.

 

¿Cuáles son los beneficios del software de contabilidad?

 

Velocidad: la entrada de datos en el software de contabilidad se puede llevar a cabo mucho más rápido que el procesamiento manual, gracias a sus bases de datos integradas de clientes, detalles de proveedores y registros de existencias.

Costo: el software de contabilidad reduce el tiempo que el personal pasa haciendo cuentas y reduce los gastos de auditoría a medida que el sistema protege la precisión de los datos.

Producción automática de documentos: además, permite una facturación rápida y precisa, y una producción rápida de documentos, ya que los informes se pueden extraer directamente del software. Todos los documentos, incluidas las facturas, las notas de crédito, las órdenes de compra, los estados de impresión y la nómina, se pueden generar automáticamente, lo que agiliza el proceso, que anteriormente era increíblemente lento cuando se ejecutaba manualmente.

Precisión: el software de contabilidad elimina el riesgo de error humano, ya que solo se requiere una entrada de contabilidad en lugar de las dos o tres cuando se realizaba manualmente.

Información actualizada: el software de contabilidad se actualiza automáticamente, por lo que los saldos de cuenta, como las cuentas de clientes, están siempre actualizados.

Disponibilidad de información: la información es accesible instantáneamente en los sistemas de trabajo y está disponible para los empleados en diferentes ubicaciones al mismo tiempo.

Eficiencia: se puede aprovechar mejor el tiempo y los recursos, y se mejora el flujo de caja debido a la recolección de deudas y el control de existencias más fáciles.

Seguridad: el software de contabilidad agrega una capa de seguridad a los registros. Las empresas pueden asignar áreas de cuentas específicas y otorgarles acceso solo a esas áreas. Esto protege los datos de la compañía de aquellos que no están autorizados a verlo.

Informes: la función de informes proporciona a los usuarios una vista ágil del negocio. Los informes suelen ser personalizables en el software de contabilidad, por lo que se pueden generar fácilmente para conjuntos de datos específicos que un empleado desea evaluar. Los informes sobre datos comerciales son vitales cuando se trata de tomar decisiones comerciales importantes. La función es buena para informar sobre montos de impuestos adeudados y cuánto se adeuda a otras compañías. Nuevamente, esto mejora la situación financiera de su negocio, ya que los pagos se pueden hacer a tiempo y mantenerse actualizados.

Declaración GST / IVA: la creación automática de cifras para las declaraciones GST / VAT regulares.

Legibilidad: los datos contenidos e impresos desde el software de contabilidad son más fáciles de leer que manualmente, evitando errores causados por cifras mal escritas.

 

¿Qué tipo de comprador eres?

 

Antes de ver lo que está disponible, debes determinar qué tipo de comprador eres. La mayoría de los compradores pertenecen a uno de tres tipos:

Pequeñas empresas que se están expandiendo:

Estas empresas a menudo han estado utilizando un software de nivel de entrada como QuickBooks. Necesitan actualizar a un software de contabilidad, que puede manejar funciones más complejas como, por ejemplo, la previsión de la demanda; la producción de cuentas interempresas integradas; manejando grandes volúmenes de datos y demás. Es posible que las empresas que se están expandiendo quieran actualizar su capacidad de contabilidad por una serie de razones diferentes, pero a menudo ocurre que una vez que una empresa llega a cierto punto, necesita un software que tenga capacidades específicas del sector.

Compradores de ERP:

Las compañías más grandes generalmente necesitan la potencia y la capacidad extra que ofrece un sistema completo de planificación de recursos empresariales (ERP). Dos de los proveedores más grandes en esta área son SAP y Oracle. Estas aplicaciones tienen la capacidad de manejar empresas interrelacionadas y consolidar sus cuentas; para tratar operaciones en varios países y monedas; y para proporcionar otras funciones que necesitan las organizaciones más grandes.

La forma en que el software integra las diversas funciones es clave aquí, y de hecho es más preocupante que el detalle de las funciones individuales. Pero debe tenerse en cuenta que existen diferencias significativas en estas áreas. Los compradores de los sistemas ERP deben observar de cerca las capacidades de algunas de las soluciones líderes.

Los mejores compradores de su clase:

Si usted es uno de estos compradores, estará buscando funciones específicas en su Software de Contabilidad. Por ejemplo, las organizaciones benéficas y sin fines de lucro pueden necesitar un software que proporcione una contabilidad específica para los requisitos del fondo. Las aplicaciones que pueden proporcionar esto supervisarán los fondos para que los diferentes donantes puedan recibir informes específicos sobre cómo se ha implementado cada donación.

Cuando se trata de educación, los institutos terciarios y las universidades tienen requisitos de software muy específicos. Por ejemplo, es posible que necesiten proporcionar evidencia sobre cómo se han pagado las subvenciones. En un contexto completamente diferente, las empresas de construcción o ingeniería necesitarán un sistema financiero que pueda analizar los costos del proyecto y proporcionar desgloses por material, ubicación, equipo u otras entidades.

Si se reconoce a sí mismo o a su organización en esta categoría, es probable que su principal preocupación sea que el software tenga las funciones correctas, en lugar de poder integrarse en unidades de negocios o países.

 

¿Qué opciones están disponibles?

 

Este es un paso clave en el camino hacia una compra exitosa de software. En este punto, necesita ver los sistemas en uso y descubrir cómo funcionarían para usted y su negocio. Ahora se encuentra en un punto crítico en el que realizó su búsqueda en Internet y está listo para hablar con los proveedores de sistemas contables. Les encantará demostrar sus sistemas, y los consejos que siguen deben ayudarlo a aprovechar al máximo estas demostraciones. Deberá estar bien organizado y reservar un tiempo razonable para el proceso.

Lo mejor es establecer un límite en la cantidad de sistemas que pretende evaluar y elaborar una lista breve. Cinco es probablemente el máximo, más que esto y simplemente no podrá dedicar suficiente tiempo a mirar cada producto con suficiente detalle.

Luego, haga los arreglos para que las firmas de software lleven a cabo la demostración y concédase tiempo para prepararse para esto. Es posible que el vendedor desee manifestar inmediatamente, pero generalmente es mejor organizar la demostración en un punto en el que habrá tenido tiempo para prepararse. Los asistentes a la demostración son de vital importancia. Debe asegurarse de que los usuarios clave de varios departamentos puedan ver y comentar las funciones de software que usarán. Si están impresionados, contará con un grupo de defensores internos listos para la solución en cuestión.

Siempre vaya a la demostración con una idea clara de su especificación y qué funciones necesita. Pida a los vendedores que muestren estas funciones específicas en uso durante la demostración. Una demostración que no aclare las funciones del programa no servirá de nada. Si sabe lo que quiere de la demostración, podrá asegurarse de que cumpla con sus requisitos.

Aquí hay una breve lista de verificación para organizar una demostración efectiva:

• Asegúrate de estar a cargo del manejo en la demostración, y no los vendedores

• Sé claro sobre qué funcionalidad debe tener el sistema

• Asegúrate de que las partes clave del software estén involucradas en la evaluación

• No intentes evaluar más de cinco paquetes de software

 

¿Qué necesitas decirle a los proveedores de software?

 

Mientras más le cuentes a los vendedores sobre tus problemas y los requisitos de tu negocio, mejor podrán explicar cómo su solución aborda específicamente estos desafíos. Podrán hablar de manera más significativa sobre las características que su empresa considera más importantes y concentrarse en mostrarle las funciones que le interesan. Puede ayudar a las personas de ventas un cronograma para su proceso de adquisición, para que sepan cuándo necesitará información de ellos y qué tipo de información será más útil.

¿Cómo puede hacer que la etapa de demostración sea efectiva?

 

Debes asegurarte de que tú, y no los vendedores, ejecutes la demostración. No estás buscando argumentos de venta. Los invitas a mostrarte cómo su software cumple con los requisitos de tu negocio. Asegúrate el control escribiendo instrucciones claras para los proveedores con anticipación. Una preparación útil para la primera sesión es anotar las cinco funciones más importantes que el software debe cumplir. Puedes enviar esto a los proveedores, para que cada uno tenga la oportunidad de demostrar cómo su software satisface estos requisitos. A continuación, puedes calificar cada demostración según los criterios que hayas establecido. Ten en cuenta que algunos sistemas pueden hacer cosas nuevas para ti. Estos pueden ser mejores métodos, así que no los ignores simplemente porque son diferentes a tu enfoque actual.


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