Introducción al Software ERP | Software Advisory Service

Enterprise Resource Planning

Introducción al Software ERP


El software ERP es un tipo de solución de software que empodera a las empresas grandes y pequeñas a consolidar los datos internos y externos y a administrar los procesos empresariales esenciales. Este software integrado de gestión empresarial permite a las empresas automatizar los servicios operativos de oficina y gestionar mejor sus negocios en un solo sistema, que incluye: 

 

  • Ventas,incluyendoE-commerce 
  • Cuentasfinanzas 
  • Nómina
  • RH
  • Marketing
  • Gestiónde la Cadena de Suministro 
  • Gestion dealmacenes
  • Gestiónde Fabricación y Logística 

 

Esta introducción al ERP explica las características y beneficios del software, así como las tendencias en el mundo del ERP. 

 

Flexibilidad 

El ERP incrementa la productividad a la vez que gestiona mejor los proyectos y la carga de trabajoSu personalización le permite integrarse y satisfacer las demandas de una variada gama de industrias y departamentos asociados. 

Además, la flexibilidad de la Planificación de Recursos Empresariales proporciona una mejor administración operativarecopilación de datos y comprensión de la información, lo que permite a las empresas tomar con confianza decisiones importantes relacionadas con la reducción de costosracionalización y eficiencia. 

Tecnologías en Evolución 

En un mundo siempre cambiante de requisitos tecnológicos y empresariales, las soluciones ERP están diseñadas para crecer con tu negocio y adaptarse a situaciones cambiantes, que incluyen el trabajo remoto y formas emergentes de acceso a datoscomo dispositivos móviles, tablets y navegadores. 

Una empresa que requiera que los datos se controlen internamente puede optar por el despliegue en las instalacionescon acceso restringido a las divisiones de sus propios edificios. Para las empresasque prefieren que sus datos estén disponibles de forma remota a cualquier hora del día, el ERP se puede implementar en la nube permitiendo el acceso a los sistemas a través de Internet. 

 

Areas de Negocio 

RH 

Los proveedores como Epicor y Lawson Software (ahora Infor) ayudan a las empresas a gestionar áreas como el seguimiento de empleados, la evaluación y capacitación del personal, la gestión de destrezas y la administración de beneficios. 

 

Producción 

El Software de Planificación y Recursos de fabricación es el núcleo de una gran cantidad de sistemas clave de ERP con proveedores como Infor, Sage y NetSuite. La gestión del ciclo de vida del producto, la lista de materiales (BOM), los sistemas de ejecución de fabricación (MES) entre otros se incluyen a la vez como otros módulos. 

 

Inteligencia de Negocio (BI) 

SAP es un ejemplo de proveedor de ERP que cubre todas las áreas operativas principalesincluida la de Business Intelligence, que permite a las empresas tomar decisiones comerciales clave mediante la extracción de datos, el análisis y la generación de informes de datos empresariales esenciales. 

 

Contabilidad 

Las áreas como la nómina, las cuentas por cobrar/pagar y los libros mayores se han mantenido en el núcleo de la contabilidad, con proveedores como Microsoft Dynamics y Sage que desarrollan funcionalidades adicionales requeridas por industrias y empresas específicas. 

 

CRM 

Mediante el seguimiento de la actividad en los departamentos de serviciosventas y marketing, las relaciones con los clientes se pueden analizar y gestionar de manera efectiva. Un ejemplo de un proveedor de Customer Relationship Management es Oracle. Nuevamenteeste es un componente en un conjunto más amplio de aplicaciones ERP. El objetivo aquí es aumentar la satisfacción del cliente, las ventas y los ingresos al alinear estos departamentos. 

 

La Gestión del Inventario 

Para evitar el gasto excesivo y la depreciación, la gestión del inventario se utiliza para analizar y rastrear los datos actuales relacionados con el suministro de productos o componentes de una empresaEsto asegura que se mantengan los niveles de stock óptimos. Los productos de muestra como 200 Software y MAS 90 están orientados a diversos tipos de gestión de inventario y pueden satisfacer los requisitos de industrias específicas. 

 

SCM (Supply chain management) 

La gestión y planificación de la cadena de suministro puede utilizarse para adaptar los niveles de inventario a medida que la demanda fluctúa al rastrear los productos entre las tiendas minoristas, los centros de distribución y las instalaciones de fabricación. Los niveles de rendimiento del proveedor también se pueden monitorear, lo que permitirá una distribución precisa de los pedidos. 

 

Beneficios del ERP para tu empresa 

El software ERP se adapta a la tecnología cambiantecumple con los requisitos del negocio y se mantiene al día con las demandas del mercadoPuede beneficiar a varios departamentos de una organización: 

 

  • Reducircontrolar los costos mediante un seguimiento efectivo 
  • Automatizarlos procesos de back office 
  • Integraragilizar procesos/flujos de trabajo 
  • Planificaciónprecisa de ventas y operaciones 
  • De-duplicacióndeinformación en toda la empresa 
  • Entrenamientocentralizado y estandarizado 
  • Aumentode la productividad y optimización de los procesos de gestión 
  • Datoscentralizados de productos y servicios 
  • Vista general deventas,inventario y cuentas 

 

ERP ofrece a las empresas y a sus equipos de gestión las herramientas y la información necesarias para supervisar las métricas clave y reaccionar con una gestión y planificación efectivas. El personal de Back office puede tomar mejores decisiones basados en información fundamental y, por lo tanto, servir mejor al negocio y a los clientes. 

Además, la mejor manera de utilizar Enterprise Resource Planning es como elemento clave para centralizar y vincular todas las áreas de tu negociomejorar la visibilidad y eliminar la duplicación de datos. Al integrarse con tu software existente, ERP puede ayudar a administrar cada departamento de tu infraestructura, con cada área del negocio empleando su propio módulo. Con la implementación adecuadapuede ofrecer un valor escalable a largo plazo. 

 

Elegir el software ERP 

Para que tu sistema ERP pueda ayudarte a lograr los objetivos de tu empresadebes tener en cuenta tus objetivos futuros. Antes de comenzar con ERP, deberás describir estos objetivos para que tu sistema pueda respaldar estos objetivos y el crecimiento proyectado. 

 

Individuos Clave trabajando en Equipo 

Las personas de los departamentos clave deben usarse para identificar los requisitos más importantes de sus áreasTrabajar como un equipo de proyecto destacará los requisitos del negocio y cómo debe trabajar en conjunto para crecer y desarrollarseA estos individuos se les puede asignar la responsabilidad del mantenimiento del software después de la implementación. 

El soporte externo de tu ERP partner está constantemente disponible, pero introducir a las personas en el proceso durante las etapas iniciales evitará la necesidad de capacitación más adelanteasí como también proporcionará soporte interno continuo. 

 

Tener una Estrategia Clara 

Es esencial revisar los procesos diarios dentro de tu negocio para que puedan ser trazados durante las primeras etapas del proyectoEsto te dará una mejor idea de cómo funcionará el software para tu empresa y qué impacto tendráAsegúrate de que incluso los procesos externoscomo las hojas de cálculotambién estén incluidos. 

Necesitas que todos los miembros del personal utilicen el software ERP, incluidos los de las sucursales u oficinas que puedas tenerEsto debe incluirse en el alcance de los requisitos de software una vez que se hayan acordado los requerimientos funcionales. 

Con esta información a la mano y un entendimiento claro de tus requisitos, los proveedores de software pueden empezar a cotejar el alcance de tu proyecto con tus capacidades funcionales. 

 

Pensando en el futuro 

La longevidad y futura escalabilidad de tu negocio es una inversión inteligente, por lo tanto, la tecnología más nueva se convierte en un atributo esencial en tu solucion preferida. Se requerirá un software que pueda adaptarse a los cambios y al crecimiento del negocio sin que se vuelva obsoleto rápidamente. 

 

Presupuesto 

El precio del software en última instancia va a estar determinado por la funcionalidad y ldemanda de recursos, por lo tanto, deberán tenerse muy en cuenta estos factores al determinar tu presupuestoCuanto más grande sea el proyectohabra más probabilidad de que se necesiten módulos ERP adicionalesposiblemente con un costo adicional para la compra o para un trabajo de desarrollo adicional. 

 

 

Encontrar la mejor solución ERP 

Se debe prestar especial atención a los requisitos claves de tu empresa antes de que se pueda seleccionar un proveedor de software. 

Costo: Asegurar que la solución esté dentro del presupuesto 

Devolución: Garantizar que la solución proporcione un retorno de la inversión 

Interrupción mínima: Limplementación del software no debe interrumpir el día a día del negocio  

Funcionalidad: Esoporte y la mejora de tus procesos comerciales actuales deberán ser la clave de del funcionamiento del software 

Reputación: Se debe realizar una investigación exhaustiva para garantizar que el proveedor es capaz de efectuar las entregas de acuerdo a lo acordado 

Expansión: El software deberá poder expandirse y crecer con tu negocio 

Soporte: El proveedor de software deberá ser capaz de proporcionar soporte durante y después de la implementación 

Hay 3 grupos principales en los cuales se ubica el 90% de los compradores. Antes de evaluar tus opciones de software ERP, es útil determinar a qué grupo perteneces: 

 

Compradores con Pequeñas Empresas 

Solía ​​ser costoso para las pequeñas empresas adoptar un sistema ERP debido a los costos iniciales y los obstáculos técnicospero  ahora los compradores de empresas pequeñas pueden beneficiarse de de una amplia variedad de opciones basadas en la nubeOpciones On-site también están disponibles. 

 

Compradores con Planificación de Recursos Empresariales 

Para estos compradorestodo deberá estar centralizado en un solo sistema con una integración completa de datos por departamentos. Las soluciones integradas de ERP incluyen Oracle, Microsoft Dynamics, SAP entre otros. 

Compradores Best-of-Breed 

Un sistema autónomo de CRM o RH será conveniente para estos compradores ya que su necesidad está destinada a un solo componente. Un sistema especializado puede ser aquí una mejor opción ya que su necesidad es mas funcional y con características mejoradas. 

 

Tendencias actuales de ERP 

Vale la pena ver qué tendencias están sucediendo actualmente en el mercadoMuchos proveedores de ERP se están consolidando y, además, la adopción del software como servicio (conocido como SaaS) va en aumentoAquí hay algunas tendencias clave. 

 

 

Consolidación de Proveedores 

Los compradores deben considerar en la adquisicion el nicho de venta de los vendedores mayores al momento de evaluar los sistemas. Es una tendencia que ha estado ocurriendo por largo tiempo pero que parece estar en aumentoConsidera la viabilidad estratégica y la posición financiera de un proveedor antes de tomar una decisión. Tu proveedor puede ser adquirido por otra empresa y, en el peor de los casossu producto descontinuado dejándote sin actualizaciones y sin soporte. 

 

Adopción del Software Como Servicio 

Muchos proveedores de ERP ahora pueden ofrecer una opción basada en la web que se ejecuta utilizando un navegador web para la interfaz de usuario. Una implementación más rápida y una menor inversión inicial hace para muchos que esta sea una alternativa atractiva para los sistemas locales. También ahorra costos de personal de mantenimiento a tiempo completo por contrato. 

 

Aplicaciones móviles 

Las aplicaciones para móviles ahora son un lugar común y los proveedores de ERP se han asegurado de que estén en el mercado desarrollando interfaces móviles para sustentar sus sistemas. SAP, Epicor y Oracle ya tienen aplicaciones propias.


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