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Las 6 características de un buen software de contabilidad

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Las 6 características de un buen software de contabilidad

 

Un buen software de contabilidad es ideal para cualquier negocio, sin importar el tamaño de la industria.

A lo largo de los años, ha habido un aumento en el número de proveedores que ofrecen software de contabilidad para empresas. Como tal, esto ha hecho que la tarea de elegir una solución de contabilidad de confianza sea todo un desafío. Aparte del hecho de que el nivel de mano de obra es diferente, hay proveedores que proporcionan una mejor funcionalidad en comparación con otros. Por otro lado, algunos ofrecen mejores opciones cuando se trata de escalabilidad.

Decidir sobre las características correctas y el software de contabilidad ideal para tu organización, se vuelve más fácil cuando uno está al tanto y comprende por qué es importante esta herramienta. Analicemos con más detalle por qué es importante para tu empresa contar con una solución de contabilidad. 

 

¿Cuál es el valor de un software de contabilidad?

 

Hay personas que creen que obtener software de contabilidad para su negocio no es realmente importante o, simplemente, "no es para ellos". Lo que estas personas no entienden, sin embargo, es que el uso de soluciones de software puede traer muchos beneficios y, además, ayudar a aumentar la productividad y minimizar los gastos. Hemos discutido anteriormente cómo calcular el ROI de tu software de contabilidad, pero también hay otros beneficios de implementar una solución buena y confiable.

Quizás uno de los mayores beneficios es que le permitirá a tu empresa realizar tareas de contabilidad sin tener que contratar contadores adicionales. Ya que el software es accesible y puede ser utilizado fácilmente por cualquier persona, incluso sin tener especialistas en contabilidad, puede aliviar la carga de trabajo de tu equipo financiero y evitar tener que emplear mano de obra adicional durante períodos fiscales de gran actividad.

Además, al utilizar un software de contabilidad, se garantiza transparencia y precisión. Se crea y programa una solución confiable para entregar datos a tiempo, calcular con precisión y evitar errores. Como tal, está garantizado que obtendrá un progreso transparente y fácilmente comprensible de las finanzas de su empresa. Esto, a su vez, te ayudará a idear programas y estrategias que sean específicos para las necesidades de tu empresa. Del mismo modo, la identificación de cuánto y cuáles de los recursos se necesitan también se convertirá en una tarea más fácil.

Como ya se mencionó, el uso de un software puede aumentar el nivel de productividad de su negocio. Como un sistema todo en uno, el software de contabilidad realiza las tareas más esenciales que ayudan a las empresas a cumplir sus objetivos diarios. Además de recopilar datos, especialmente datos financieros, el software también organiza y analiza toda la información que recopila. Asimismo, ayuda a facilitar el trabajo del equipo de contabilidad, ya que el software generalmente viene con características de cumplimiento tributario, particularmente en aquellas que están dedicadas a la asistencia de nómina.

Una ventaja adicional es, por supuesto, la satisfacción del consumidor. Dado que los niveles de productividad aumentan, es más probable que los clientes se sientan satisfechos. Apreciarán el hecho de que tu empresa sea rápida y eficiente en el envío de facturas, reportes de facturación y otros requisitos relacionados con las finanzas. El equipo de contabilidad no solo mejora su productividad, también se vuelve más creíble, y esto es lo que los clientes realmente buscan. 

 

6 características esenciales que buscar en tu próxima solución de contabilidad 

 

Ahora que comprendes los beneficios que ofrece un software de contabilidad de alta calidad, te será mucho más fácil determinar qué tipo de solución necesitará tu empresa. Para garantizar que tu empresa obtenga un software de contabilidad confiable y eficiente, que realmente acelere el crecimiento de tu empresa y logre sus objetivos, hemos recopilado seis características esenciales para que tengas en cuenta.

 

Facilidad de uso 

 

En términos generales, el software de contabilidad está diseñado para cualquier usuario. Pero es importante asegurarse de que aquel que elija sea sencillo, intuitivo y pueda ser utilizado por cualquier miembro de tu equipo, incluso aquellos que no son expertos en contabilidad o tecnología.

Además, tu elección también debe ser flexible y altamente funcional. Recomendamos opciones que ofrecen funciones de reportes multidimensionales, esto significa que tu equipo puede crear reportes personalizados según las necesidades y los objetivos de tu empresa.

 

Que integre las funciones de facturación con la gestión de inventario.

 

Los sistemas de contabilidad tendrán diferentes funciones básicas, y casi todos ofrecerán facturación básica, facturación y administración de inventario. Sin embargo, si los tiene todos integrados en un sistema, podrás reducir una cantidad significativa de tiempo al transferir o migrar datos de un sistema a otro.

 

Identifica y previene errores 

 

Las soluciones contables pueden aportar precisión y eficiencia a tu organización. Esto significa que los errores se pueden minimizar (si no se eliminan por completo). Como tal, el software que elijas debe tener características que verifiquen automáticamente los errores (los dinámicos). Por ejemplo, cuando alguien hace un pedido de un producto que actualmente está agotado, el sistema puede identificar la acción y enviar una alerta inmediata.

También recomendamos buscar funciones como el cálculo automático, que son esenciales para evitar que los usuarios cometan errores.

 

Conecta fácilmente con los stakeholders 

 

Tu empresa necesita un software de contabilidad que te facilite a ti y a tu equipo de finanzas la coordinación con los clientes, los bancos y todas las partes interesadas. La documentación y las cuentas corrientes, los estados de cuenta bancarios y los saldos, la supervisión y administración del crédito y el seguimiento de los pagos y las fechas de vencimiento con los proveedores y clientes son factores esenciales para una correcta gestión contable.

 

Asegura la información sensible 

 

La información financiera es información sensible y nunca debe caer en las manos equivocadas.

Con esto en mente, elige un software de contabilidad que proporcione características de seguridad completas y sólidas. La compra de un proveedor confiable, uno que tiene una reputación confiable en la industria, también debe ser una prioridad para tu empresa.

Busca funciones de acceso basadas en el usuario, ya que ésta es siempre una buena medida de seguridad. Esto significa que solo tú y los miembros de tu equipo de finanzas pueden acceder al software con un permiso. Además, su acceso está limitado solo a lo que son sus tareas. En otras palabras, la persona asignada a la administración de la nómina solo tendrá acceso a los datos relevantes para las necesidades de la nómina.

 

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